De importfunctie in ProductFlow kan worden gebruikt om snel productinformatie en offerinformatie toe te voegen of bij te werken. Alle content en offer velden kunnen worden gevuld via een import.

Bestanden die de importfunctie ondersteund zijn Excel, CSV, XML, TXT, JSON of URL (feed).

Importeren via SKU of EAN

De SKU en EAN dienen als kapstok voor de informatie die wordt geïmporteerd. Het is daarom ook essentieel om een SKU of EAN te selecteren zodat de productinformatie of offerinformatie die in de import staat op de juiste plek terecht komt.

Als je een import gaat aanmaken heb je een aantal instellingen die je kan doorlopen voor je het bestand inlaad. Hieronder elkaar welke instellingen en wat de instellingen betekenen.

Naam

Geef hier de naam in van je bestand of hoe je de import wil noemen. Wij zetten hier al een vooropgezette naam in voor je, vaak [import + datum + tijd].

Bestand

Kies hier welk bestand je wil inladen, dit kan je doen door je bestand ernaar te slepen of via de button 'Choose file' het bestand op te zoeken en te selecteren.

Url

Je kunt ook via een url een bestand inladen, dit is niet zoals een feed. Je haalt het bestand maar 1x op en kan daarna de mapping doen.

Modus

Er zijn 3 opties mogelijk, hieronder de mogelijke opties;

1. Aanmaken en bijwerken = nieuwe producten aanmaken en bestaande (producten die reeds in ProductFlow staan) bijwerken.

2. Alleen aanmaken = alleen nieuwe producten aanmaken.

3. Alleen bijwerken = alleen bestaande producten bijwerken.

Conversiemode

Heb jij een export bestand uit Bol of Amazon, dan kennen wij veel van deze velden al. Kies je dan bij Conversiemode voor 'Bol' of 'Amazon', dan kunnen wij al veel van de kolommen raden en zo het mappen in de volgende stap eenvoudiger maken voor je.

Je hoeft dan alleen een controle check te doen en de overige velden te mappen.

Als je alle bovenstaande stappen doorlopen bent kan je klikken op 'creëer' en dan wordt het bestand ingeladen. Het kan even duren afhankelijk van de grote van het bestand. Zodra het bestand ingeladen is, zal je meteen in het bestand komen en kan je beginnen met het mappen van de kolommen.

Voorbeeld van import bestand;

Nu het bestand in je import staat kan je de mapping gaan doen voor je bestand. Hierbij is het goed om te weten dat je altijd een mapping doet aan de hand van een 'SKU'. Via de SKU zorg je ervoor dat de bestanden worden aangemaakt of worden bijgewerkt. om een kolom uit je sheet te koppelen aan een veld in ProductFlow klik je op het grijze '+' naast de kolom naam (zie afbeelding als voorbeeld)

Als je dan op de '+' klikt kom je in het volgende menu waar je selecteert welk veld je wil koppelen. Je kan in dit menu ook zoeken door het veld in te typen. Zo kan je ook velden koppelen van verschillende verkoopkanalen. Je herkent een veld als deze onder een verkoopkanaal staat door de 'structuur' die erbij staat (zie voorbeeld).

Als je 'General' ziet staan, dan koppel je de kolom aan de 'basis content' van ProductFlow. In het voorbeeld hierboven zie je ook 'Bol structure' en 'Amazon NL V2 structure'. Als je 1 van deze velden kiest, dan koppel je het aan het veld van de betreffende verkoopkanaal.

Als je het veld hebt gekozen, dan kies je daarna in welke taal je de kolom wil inladen. Heb je een verkoopkanaal dat meerdere talen heeft, dan kan je ervoor kiezen om meerdere talen in te vullen via de import (mits je vertaalde teksten hebt).

Zodra je op opslaan klikt zie je het gekozen veld onder de kolom van je document staan, afhankelijk van het gekozen verkoopkanaal of de basis content heeft het een verschillende kleur. Een rode kleur geeft hierin niet aan dat het niet goed staat (zie voorbeeld).

Map je gehele document, als je klaar bent met je mapping kan je rechts onderin kiezen voor de rode knop met het wolkje en een pijltje. Het bestand zal nu worden geïmporteerd en de informatie die in de kolommen staan worden naar de gamappet velden gezet. Je zult nu een cirkel zien waarin staat aangegeven hoever het bestand is met inladen. Als het bestand klaar is kom je terug in het scherm waar je het bestand gemappet hebt.

TIP: Doe altijd een check met een artikel wat in het document staat, om zo te zien of de gegevens die je hebt willen inladen juist staan.

In het voorbeeld hieronder zie je aan de rechterkant de 3 puntjes. Als je hierop klikt heb je meerdere opties. Hieronder alle opties die je hebt onder de 3 puntjes;

​Import configureren

Modus aanpassen wanneer bestand is geüpload, hier kan je opnieuw aangeven of je dit bestand wil aanpassen naar 'aanmaken en bijwerken', 'alleen bijwerken' of 'alleen aanmaken'. Dit kan je doen wanneer je een bestand 1x gebruikt hebt en het bestand daarna nog een keer wil importeren, maar dan alleen wil bijwerken.

Labels configureren

Eerste rij verzetten. In sommige bestanden bevat niet de bovenste rij de namen van de kolommen. Wanneer bijvoorbeeld de namen van de kolommen op rij 3 staan, dan kan dat middels 'labels configureren' worden aangepast en op rij 3 gezet worden.

Voorbeeld van Labels verzetten;

Wis toewijzingen

Verwijder alle gemapte kolommen in 1 keer. Stel dat je een document opnieuw wil uploaden, maar nu staan er al enkele mappingen in die je niet nog een keer wil gebruiken.

Raad mappings

Zet eerder gemapte kolommen op de import (geheugen). ProductFlow kijkt op basis van eerder gemaakte imports of er een goede match gemaakt kan worden.
​TIP: Check na 'raad mappings' altijd de uitkomst.

Voorbeeld van hoe een bestand in te stellen (mapping);

View importruns

Nadat de import 'gedraaid' heeft, dan kan er onder 'view importrun' bekeken worden wat de meldingen zijn die uit de import zijn gekomen.

Van de content die geïmporteerd is kan worden teruggekeken op welke plek het is geïmporteerd in ProductFlow. Mocht het niet goed zijn gegaan, dan kan dat onder 'view importrun' terug worden gevonden.

Voorbeeld van een importrun;

Let wel: Bij de importrun wordt alleen gekeken naar de content, als je een import doet met offer data (voorraad, prijzen, etc.) dan wordt dat niet weergegeven in de importrun.

Download import

De knop 'download import' maakt het mogelijk om het bestand dat is geupload nogmaals te downloaden.