Het voorraad beheer is in ProductFlow onderdeel van de offer synchronisatie.
Dit betekend dat de voorraden naar de verkoopkanalen ge-update worden bij het versturen van de offers.
Inhoud
Voorraden in ProductFlow
Er zijn verschillende instellingen die invloed kunnen hebben op de voorraad die uiteindelijk naar het verkoopkanaal verstuurd wordt.
Hoeveelheid op voorraad =
Dit is alle voorraad die op dat moment beschikbaar is van het product.
Dit hoeft niet overeen te komen met de 'Verkoopbare hoeveelheid'.
Deze informatie vind je op de offer pagina van een product.
Hoeveelheid in reservering =
Als er verkoopkanalen van toepassing zijn waar reserveringen ondersteunt worden, dan kan het voorkomen dat er voorraad in reservering staat.
Dit gebeurt als er een bestelling is geplaatst, die nog niet betaald is.
De bestelling is nog niet definitief als order doorgekomen, maar de voorraad wordt wel in reservering gehouden, omdat er een kans bestaat dat deze definitief wordt afgeboekt.
De 'Hoeveelheid in reservering' is wel meegeteld in de 'Hoeveelheid op voorraad', maar wordt ingehouden op de 'Verkoopbare hoeveelheid'.
Deze informatie vind je op de offer pagina van een product.
Hoeveelheid in openstaande orders =
Dit is de voorraad die nu nog in openstaande orders staat. Deze voorraad is nog niet definitief afgeboekt, omdat de order nog niet verwerkt is.
De 'Hoeveelheid in openstaande orders' is wel meegeteld in de 'Hoeveelheid op voorraad', maar wordt ingehouden op de 'Verkoopbare hoeveelheid'.
Deze informatie vind je op de offer pagina van een product.
Belangrijk detail
In de company instellingen in ProductFlow vind je de instelling 'Voorraad automatisch afschrijven'. Deze instelling is essentieel voor het voorraadbeheer in ProductFlow en heeft invloed op hoe de voorraad berekend wordt.
Deze instelling bepaald namelijk of de 'Hoeveelheid in open orders' wel of niet mee gerekend moet worden in de berekening van de 'Verkoopbare hoeveelheid'.
Ingeschakeld = Als er een bestelling binnen komt in ProductFlow, wordt de voorraad direct afgeboekt.
Uitgeschakeld = Als er een bestelling binnen komt, wordt er niks met de voorraad gedaan.
Je schakelt deze instelling IN als je de voorraden in ProductFlow beheert.
Je schakelt deze instelling UIT als de voorraden via een extern systeem (back office integratie) beheert worden. In dit geval worden de voorraden namelijk in dat systeem afgeboekt.
Verkoopbare hoeveelheid =
Dit is de voorraad die daadwerkelijk gecommuniceerd wordt met het verkoopkanaal.
Hier is alle voorraad in reservering en openstaande orders op in gehouden.
Deze informatie vind je op de offer pagina van een product.
Voorraad instellingen per verkoopkanaal
Naast de standaard voorraad velden in ProductFlow, zijn er ook een aantal voorraad velden die per verkoopkanaal ingesteld kunnen worden.
Fulfilment stock =
Dit is de voorraad die in het magazijn van het verkoopkanaal zelf ligt (indien van toepassing).
Deze informatie vind je terug op de warehousing pagina van het product.
In dit artikel vind je meer informatie over de fulfilment functie.
Voorraadaanpassing =
Per verkoopkanaal kun je een voorraadaanpassing doorvoeren.
Hiermee kun je voor een verkoopkanaal specifiek een andere voorraad dan de standaard die staat ingesteld in ProductFlow bepalen.
Een voorraadaanpassing kun je op de warehousing pagina van een product instellen.
Vul bij de voorraadaanpassing in hoeveel voorraad er op- of afgeteld moet worden, op basis van de ingevulde 'Hoeveelheid op voorraad'.
Voorbeeld
Hoeveelheid op voorraad = 30
Voorraadaanpassing voor Bol NL = -10
Verkoopbare hoeveelheid voor Bol NL = 20
Voorraad plafond =
Per verkoopkanaal kan er ook een voorraad plafond ingesteld worden. Hiermee geef je aan dat de voorraad voor het desbetreffende verkoopkanaal nooit boven het voorraad plafond mag komen.
Een voorraad plafond stel je op de warehousing pagina van het product in.
Voorbeeld
Hoeveelheid op voorraad = 30
Voorraadplafond voor Bol NL = 15
Verkoopbare hoeveelheid voor Bol NL = 15
Veranderd de 'Hoeveelheid op voorraad' in dit voorbeeld naar bijvoorbeeld 14, dan is de 'Verkoopbare hoeveelheid' voor Bol NL in dit geval ook 14, omdat dit onder het ingestelde voorraad plafond valt.
Op iedere pagina waar de 'Verkoopbare hoeveelheid' wordt getoond, vind je een informatie icoontje.
Als je hier op klikt opent er een overzicht van hoe de 'Verkoopbare hoeveelheid' voor dat product en verkoopkanaal is opgebouwd. Op deze manier krijg je beter inzicht in welke instellingen invloed hebben op de 'Verkoopbare hoeveelheid'.
Verschil voorraadbeheer back office en ProductFlow
Back office systeem
Als je werkt met een back office systeem, dan worden de voorraden vaak daar beheert.
ProductFlow haalt de voorraden op uit het back office systeem en zet deze door naar de verkoopkanalen.
Zodra er een order binnen komt, zet ProductFlow deze door naar het back office systeem.
De order wordt binnen het back office systeem verwerkt en de voorraad wordt daar afgeboekt, waarna deze weer doorgezet wordt naar ProductFlow en de verkoopkanalen.
Voorraden
Verkoopkanaal < ProductFlow < Back office
Orders
Verkoopkanaal > ProductFlow > Back office
In dit geval is het belangrijk om de instelling 'Voorraad automatisch afschrijven' uitgeschakeld te laten, omdat de voorraden in de back office worden afgeschreven.
Als deze instelling in deze situatie ingeschakeld zou staan, dan worden de voorraden dubbel afgeschreven, wat verkeerde voorraden oplevert.
Belangrijk detail
De reserveringen (indien van toepassing) worden wel in ProductFlow beheert.
Dit betekend dat wij een voorraad doorkrijgen vanuit de back office en hier de reservering nog vanaf halen, voordat de voorraad wordt doorgezet naar het verkoopkanaal.
Voorbeeld
Voorraad in back office = 10
Hoeveelheid in reservering in ProductFlow = 2
Verkoopbare hoeveelheid = 8
Voorraadbeheer in ProductFlow
Als je kiest voor voorraadbeheer in ProductFlow, dan worden alle voorraden uit ProductFlow gehaald.
Het is dus belangrijk dat alle voorraden in ProductFlow correct ingevoerd worden.
In dit geval is het belangrijk om de instelling 'Voorraad automatisch afschrijven' ingeschakeld te laten, omdat de voorraden uit orders in ProductFlow afgeschreven moeten worden.
Als deze instelling in deze situatie uitgeschakeld zou staan, dan worden de voorraden niet afgeschreven als er een order binnen komt, waardoor de voorraad niet meer up to date is.
Ondanks dat het voorraadbeheer in ProductFlow onderdeel is van het offer proces, is het in beide gevallen noodzakelijk om ook de orders binnen te laten komen, om de voorraden up to date te houden.