WeFact

Let op!

Het wijzigen van de back office instellingen kan direct effect hebben op voorraden. prijzen en/of orders naar de verkoopkanalen. Let dus goed op welke wijziging je doorvoert. Twijfel je? Check het even bij support.

WeFact is een Nederlands online facturatie- en administratiepakket waarmee ondernemers eenvoudig offertes, facturen en abonnementen kunnen beheren. Door WeFact te koppelen aan ProductFlow kun je automatisch facturen genereren op basis van orders die via de aangesloten marketplaces en webshops binnenkomen. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een centrale administratie van alle transacties.

De WeFact integratie binnen ProductFlow is beschikbaar voor alle ondernemers met een actief WeFact account.

Om te kunnen koppelen met WeFact dien je te beschikken over een WeFact account. Heb je nog geen account? Vraag deze dan eenvoudig aan via de officiële registratiepagina van WeFact.
​

Na registratie kun je jouw WeFact account koppelen aan ProductFlow via de instellingen pagina van de WeFact integratie.

Voeg de WeFact integratie toe via de integratie pagina.

Authenticeren

Om WeFact te kunnen koppelen met ProductFlow heb je een API key nodig. Deze is te vinden in je WeFact account.

1. Log in bij WeFact en navigeer naar Settings > API (links in het menu).

2. Genereer een nieuwe API key.

Kopieer de key en plak deze in de WeFact integratie instellingen in ProductFlow.
​
Om de koppeling werkend te krijgen moeten de ProductFlow IP adressen ingevuld worden bij WeFact.
Geef deze door bij WeFact:
54.228.26.243 en 54.77.219.103

Zodra de gegevens in ProductFlow zijn ingevuld en opgeslagen is de koppeling met WeFact gemaakt.

Synchronisaties

Orders

Bij het inschakelen van de order kraan worden de orders vanuit de verkoopkanalen via ProductFlow toegevoegd aan WeFact.

Fulfilment methode =

Alle orders met de fulfilment methode die hier wordt geselecteerd worden doorgestuurd naar WeFact, de overige orders worden uitgesloten.
​

FBR = Fulfilment by Retailer

FBM = Fulfilment by Marketplace
​
Als hier niks wordt geselecteerd, dan worden alle orders doorgezet.

Verzend methode =

Alle orders met de verzend methode die hier wordt geselecteerd worden doorgestuurd naar WeFact, de overige orders worden uitgesloten.

SBR = Shipment by Retailers

SBM = Shipment by Marketplace

Als hier niks wordt geselecteerd, dan worden alle orders doorgezet.

Magazijn =

Selecteer hier een ProductFlow Magazijn. Alle producten die in ProductFlow dit magazijn hebben, worden doorgestuurd naar WeFact.
​
Als hier niks wordt geselecteerd, dan worden alle producten doorgezet.

Marketplaces =

Alle orders van de verkoopkanalen die hier worden geselecteerd worden doorgestuurd naar WeFact, de overige verkoopkanalen worden uitgesloten.

Als hier niks wordt geselecteerd, dan worden de orders van alle verkoopkanalen doorgezet.

Exclude marketplaces =

Alle orders van de verkoopkanalen die hier worden geselecteerd worden NIET doorgestuurd naar WeFact, de overige verkoopkanalen worden wel doorgezet.

Als hier niks wordt geselecteerd, dan worden de orders van alle verkoopkanalen doorgezet.

Default order phone number =

Dit is het telefoonnummer dat vermeldt mag worden bij de orders.

Default order email =

Dit is het mailadres dat vermeldt mag worden bij de orders.

Order status =
Selecteer hier met welke status de orders toegevoegd moeten worden in WeFact.
De opties zijn:

Enable product creation =

Door het inschakelen van deze instelling worden producten die nog niet bekend zijn in WeFact automatisch vanuit ProductFlow aangemaakt in WeFact.
We raden aan om deze instelling in te schakelen, omdat de producten in WeFact bekend moeten zijn, voordat de orders goed doorgezet kunnen worden.

Order informatie aanpassen en opnieuw versturen

Het kan voorkomen dat een order niet goed wordt doorgezet van ProductFlow naar WeFact, bijvoorbeeld omdat wij het adres niet goed om hebben kunnen zetten naar het format zoals WeFact het verwacht.
​

Als je navigeert naar het integratie overzicht van alle back office koppelingen, zie je bij het kopje Orders bij WeFact een pijltje staan.
Als je hier op klikt, kom je op een pagina met een overzicht van alle orders die doorgezet zijn naar WeFact.
Hier kun je ook filteren op orders waarvan het doorzetten naar WeFact mislukt is.

Je hebt de mogelijkheid om de orders handmatig aan te passen en opnieuw door te zetten naar WeFact zodat ze als nog in je back office systeem doorkomen.

1. Bij de orders vanuit de verkoopkanalen krijgen wij de prijzen incl. BTW mee. WeFact heeft een excl. BTW prijs nodig. Aan de hand van de BTW groepen in ProductFlow wordt de excl. BTW prijs berekend, zodat we deze goed kunnen doorgeven aan WeFact.
Als er in ProductFlow geen BTW groep is geconfigureerd, dan wordt de prijs 1 op 1 doorgegeven aan WeFact, wat dus de incl. prijs zal zijn.
Het is dus belangrijk om bij het gebruik van de WeFact integratie een BTW groep in te stellen en deze te koppelen aan de producten.
In dit artikel vind je een toelichting op de BTW groepen in ProductFlow.
​
Let op! Zorg ervoor dat de BTW code die je in ProductFlow invult, overeenkomt met hoe deze in WeFact staat, anders kunnen we de match niet goed maken.