In ProductFlow hebben we een basis WMS ingebouwd. Hiermee kun je orders ontvangen en verwerken. Vanuit ProductFlow geef je aan via welke vervoerder je de betreffende bestelling(en) wilt versturen en zorg je ervoor dat een T&T* teruggestuurd wordt naar het betreffende verkoopkanaal waar de order vandaan kwam.
​

*Een briefpostzending heeft niet altijd een T&T, dit kun je instellen in ProductFlow onder de 'Carriers'. Lees meer over 'Carriers' in het artikel: Vervoerders & Carriers.

In het menu kun je naar 'Bestellingen' en hier zie je vervolgens alle bestellingen onder elkaar staan vermeld. Bovenin zie je de tabbladen: Bestellingen, Waves, Zendingen en Annuleringsverzoeken. Verder zie je aan de rechterkant: 'Filter' en 'Exporteren' (zie afbeelding hieronder).

Hieronder lichten we toe hoe je een bestelling één voor één kunt afhandelen of meerdere bestellingen via de Waves kunt afhandelen.

Belangrijk om te weten is dat voordat je bestellingen in ProductFlow gaat verwerken/afhandelen, je jouw vervoerders moet hebben ingesteld. Hoe je jouw vervoerder moet instellen kun je lezen in het artikel: Vervoerders. Zorg ervoor dat na het invoeren van de vervoerders, ook je carriers ingesteld staan.

Om een bestelling één voor één af te handelen, ga je naar het bestellingenoverzicht links in je menu. Ga vervolgens naar de betreffende bestelling die je wilt afmelden en klik hierop.
​

Je komt nu in de betreffende bestelling, links zie je het bestelnummer staan en vanuit welk verkoopkanaal de bestelling komt. Verder zie je jouw ingevoerde vervoerders als mogelijkheid en aan de rechterkant zie je de bestelling (Foto, SKU, aantal, bedrag en totaalbedrag). Onder de bestelling kun je nog een notitie maken.

Als je aan de linkerkant kijkt, zie je onder de verzendopties een tijdlijn staan. Bij de tijdlijn staat vermeld welke stappen de bestelling nu doorlopen heeft. Onder de tijdlijn zie je de NAW-gegevens van de klant.*
​

*De NAW-gegevens zullen na 30 dagen automatisch worden verwijderd uit het systeem, dit wegens de privacywetgeving.

Om de bestelling te verwerken klik je op de vervoerder waarmee je deze bestelling wilt afhandelen. Je komt nu in een popupmenu waarbij je nog enkele gegevens kunt aanpassen (mocht dit nodig zijn). Sommige vervoerders hebben meerdere verzendmogelijkheden, deze kun je kiezen onder 'Type verzending'. Geef aan om hoeveel pakketten het gaat, het gewicht en klik vervolgens rechtsonder op 'bestelling verzenden'.

Nadat je op 'Bestelling verzenden' hebt geklikt, zie je bij de tijdlijn dat de bestelling naar het betreffende verkoopkanaal wordt afgemeld (je ziet staan: 'Zending aangemaakt' en eronder staat de T&T vermeld + de vervoerder). Als je op 'Label' klikt, krijg je het label te zien en kun je deze uitprinten. De bestelling zal in de komende minuten zich afmelden bij het betreffende verkoopkanaal.

Aan de rechterkant kun je de status zien van de betreffende bestellingen, dit kunnen zijn: 'Accepted', 'Shipped' en 'Closed'. Hieronder een korte toelichting van de statussen:

Accepted = deze status krijgt de bestelling als die binnenkomt bij ProductFlow.
​Shipped = deze status wordt getoond als de bestelling afgehandeld is en via ProductFlow is afgemeld.
​Closed = deze status komt voor wanneer een bestelling niet is afgemeld via ProductFlow, maar wel bij het betreffende verkoopkanaal. Omdat wij de orders om de 5 minuten ophalen, hebben we gezien dat de betreffende order al is afgerond bij het verkoopkanaal en dan zetten wij de bestelling op gesloten.

We snappen dat wanneer je meerdere bestellingen per dag moet afhandelen, het niet wenselijk is om elke bestelling één voor één af te melden. Om deze reden hebben wij de 'Waves' functie. Hiermee kun je meerdere bestellingen tegelijk behandelen.

Je kunt een Wave aanmaken op de volgende manier: ga in je menu naar bestellingen. Klik bovenin naast 'Bestellingen' op 'Waves'. Je komt nu in je Waves-overzicht, hier vind je alle aangemaakte Waves.

Om een nieuwe Wave te starten, klik je rechtsonder op de rode button. Je ziet nu links meerdere filteropties, aan de rechterkant zie je de eerste 25 bestellingen die nog moeten worden verwerkt. Je kunt voor de Wave filteren op de volgende opties:

​- Leveringsdatum voor

Geen aan voor welke datum je de orders wil laten tonen

- Levertijd
[Check doen hoe dit bedoeld wordt}

- Verkoopkanalen
​Geef aan vanuit welk verkoop (of meerderen) je de bestellingen wil laten zien.

- Magazijnen
​Geef aan vanuit welk magazijn (of meerderen) je de bestellingen wil laten zien.

- Locaties
​Geef aan vanuit welke locatie(s) je de bestellingen wil laten zien.

- Type verzending
​Geef aan of je bestellingen wil tonen die via het magazijn van de betreffende verkoopkanaal worden verstuurd (SBM - Send by Marketplace) of de bestellingen via je eigen magazijn worden verstuurd (SBR - Send by Retailer).

- Orderregels
​Geef aan of je bestellingen wil tonen met: een enkele bestellijn, Enkele producten in bestellingen of Meerdere orderregels.

- Verzendmethode
​Laat bestellingen zien die je enkel via de verzendmethode x verstuurd.

- Betaalmethode

Laat bestellingen zien die enkel via de Betaalmethode x zijn betaald.

Je kunt nog sorteren op: 'De meest voorkomende producten' of op 'Locaties'. Onderaan de pagina kun je aangeven hoeveel orders je wilt zien (max. 25 per pagina).

Als je de filter hebt ingesteld voor jezelf, kun je op de blauwe knop 'Filter' klikken. Dan zullen de filters worden toegepast op de nog openstaande orders en aan de hand van de ingestelde filters zul je aan de rechterkant de orders in de lijst zien staan.

Tot slot kun je zelf nog aangeven welke order je wel en niet wilt meenemen in de nieuwe Wave, dit doe je door de checkbox vinkjes uit te zetten voor de orders die je niet wilt laten meenemen in de Wave. Heb je alles goed geselecteerd en ben je klaar om de Wave te starten, klik dan rechtsonder op de rode knop met het pijltje '->' (vervolg onder kopje: Een nieuwe Wave doorlopen).

Wanneer je op de Waves-pagina bent en je hebt al meerdere Waves gedraaid, zie je dat er twee statussen zijn. Als je een Wave aanmaakt en helemaal afrondt, zal de status 'Klaar om te verzamelen' zijn. Ben je een Wave aan het aanmaken en breek je de Wave af (of je gaat naar een andere pagina), dan komt de status te staan op: 'Klaar om in te pakken'. Je kunt dan via de Waves-pagina weer naar de nog niet afgeronde Wave, klik erop en je kunt de Wave verder doorlopen.

Video voorbeeld van Waves pagina:

Belangrijk

Voordat je gaat werken met de Waves, is het goed dat je PrintNode installeert. Het betreft een los programma en hier heb je een account voor nodig. De kosten hiervoor bedragen 9 dollar per maand. Via PrintNode kun je pakbonnen en picklijsten uitdraaien na het doorlopen van de Waves. Voor meer informatie en het installeren van PrintNode, lees je het artikel: PrintNode.
​
Als je jouw Wave-instellingen doorlopen hebt, filters toegepast hebt en uiteindelijk op de rode knop '->' geklikt hebt, ga je naar de volgende stap om de Wave te doorlopen. Je krijgt nu een popupscherm te zien met de volgende opties:

- Standaard Verzendmethode = Hier kies je de verzendmethode die voor de meeste (of alle) orders geldt. Je kunt in de volgende stap per order nog de verzendmethode aanpassen.

- Standaard picklist printer = Kies de printer waarmee je de picklijst wilt printen (let op: dit kan ook via PrintNode).

- Standaard labelprinter = Kies de printer waarmee je de labels wilt printen (let op: dit gaat via PrintNode).

Verder opties;

- Picklijst printen met PrintNode = Print de picklijst automatisch uit na het doorlopen van de Wave via PrintNode.

- Voeg de orderregels samen in de picklijst = Bij het uitprinten van de picklijst zetten we dezelfde producten onder elkaar (van alle orders in de Wave). Dit kan handig zijn om zo minder te lopen door je magazijn; je pakt dan meteen voor meerdere orders het betreffende artikel.

Als je alle opties hebt doorlopen en de printer hebt geselecteerd, klik je op de rode knop onderaan. Je gaat nu naar de volgende pagina en zult de volgende stappen doorlopen in de Wave.

1. De Pick-stap

Toont een overzicht van orders met klant- en productgegevens met twee printopties rechtsboven om een picklist (orderpicklijst) en packingslip (pakbon) te printen.

Je kunt nu alsnog een order verwijderen door rechts bij de order op 'Verwijderen' te klikken. Je hebt aan de rechterkant ook de mogelijkheid om per order een picklijst uit te draaien.

Klik je op de rode knop rechtsonder, dan ga je naar de volgende stap.

2. De pack-stap

Bij de pack-stap kun je de verzendmethodes en diverse opties voor het aanmaken van de verzendlabels voor de bestellingen in de Wave instellen. Hier kun je een order uitklappen via het pijltje (links bij de order), je kunt per order nog een andere verzendmethode selecteren, een andere printer selecteren en aangeven om hoeveel pakketten het gaat (mocht je weten dat een order niet in één doos past, dan kun je aangeven dat het om meerdere dozen/pakketten gaat).

*Je kunt alleen meerdere pakketten aangeven als de vervoerder dit toelaat. Weet je dat dit wel mogelijk is, maar ProductFlow geeft dit niet aan, laat het ons dan weten. We kunnen dan onderzoeken of dit via de API van de betreffende vervoerder vrijgegeven wordt en implementeren in ons systeem.

Voorbeeld van order aan de hand van bovenstaande punten;

Klik je op de rode knop rechts onderin, dan ga je naar de volgende stap.

3. De afronden-stap

Hier krijg je een overzicht van de bestellingen die verstuurd worden of verstuurd zijn. Boven het overzicht wordt een status getoond die weergeeft hoever het verstuurproces dat in de achtergrond loopt is en of er fouten zijn opgetreden tijdens het versturen. Zodra alles succesvol is verstuurd, worden er optioneel automatisch alle verzendlabels uitgeprint via PrintNode bij de betreffende printers die je hebt geselecteerd.

Na stap 3 heb je alle stappen doorlopen. Mocht je een nieuwe Wave willen aanmaken, dan kun je linksboven op 'Waves' klikken en het proces vanaf 'Bestellingen via Waves afhandelen' opnieuw doorlopen.

De verzendlabelinformatie wordt opgehaald bij de betreffende vervoerders. Soms kan het voorkomen dat de informatie nog niet meteen beschikbaar is, dan zul je bij een order nog geen label zien. Houd het in de gaten. Mocht je na een half uur nog geen label hebben ontvangen, neem dan even contact met ons op.

Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij VVB-verzendingen. De betreffende informatie kan dan later alsnog beschikbaar komen en dan wordt het label alsnog weergegeven in ProductFlow.