Order verwerking via basic WMS

Als de order synchronisaties bij de verkoopkanaal integraties ingeschakeld is, worden alle openstaande orders van dat verkoopkanaal opgehaald en toegevoegd in ProductFlow.
Als je de orders verwerkt in een extern systeem buiten ProductFlow om en dit systeem is aan ProductFlow gekoppeld, dan worden de orders via ProductFlow door gezet naar het externe systeem zodat ze daar verwerkt kunnen worden. Vervolgens wordt het shipment via ProductFlow afgemeld naar het verkoopkanaal.
​
Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om de orders rechtstreeks via ProductFlow te verwerken, dit doe je via de basic WMS. De orderverwerking vind in dit geval in ProductFlow plaats, waardoor er geen extra extern systeem nodig is.

* Let wel, het gaat hier om een basic WMS met daarin de basis functionaliteiten voor het verwerken van orders. Wil je gebruik maken van geavanceerde opties, dan raden we je aan om software te gebruiken die hierin gespecialiseerd is.

Voordat je de orders via ProductFlow kunt verwerken is het belangrijk dat de juiste vervoerders gekoppeld zijn aan ProductFlow.
In dit artikel vind je een toelichting op het toevoegen van vervoerders in ProductFlow. Daarnaast is er per vervoerder een uitgebreid help artikel beschikbaar waarin alle instellingen worden toegelicht.

Alle orders komen in ProductFlow binnen op de bestellingen pagina. Navigeer naar deze pagina om alle openstaande orders te bekijken.
Klik op een order om deze te openen en verwerken.

Zodra je de order opent zie je de order- en verzendinformatie. Het gaat om de volgende info:

In de order vind je ook alle beschikbare vervoerders. Om de bestelling te verwerken klik je op de vervoerder waar je de order mee wilt verwerken.

Er opent een modal met daarin alle benodigde aflever informatie.

Je hebt hier de mogelijkheid om wat informatie te wijzigen, indien nodig.

Selecteer in de dropdown 'Type verzending' de juiste verzendmethode. Vul het gewicht en aantal pakketten in en klik op 'Bestelling verzenden'.

Nadat de bestelling verzonden is, zul je in de tijdlijn zien dat de bestelling wordt afgemeld bij het verkoopkanaal (shipment). De track&trace wordt ook vermeld.

Er wordt een label gegenereerd. Klik op 'Label' om deze uit te printen.

De order is nu verwerkt en de status wordt aangepast naar 'Shipped'.

Belangrijk detail
Om de wave functie te kunnen gebruiken moet PrintNode gekoppeld zijn aan ProductFlow. PrintNode is software om labels in bulk te kunnen printen.
In dit artikel vind je een toelichting op het installeren van PrintNode in ProductFlow en op je computer.

Met de waves functie heb je de mogelijkheid om bestellingen in bulk te verwerken.

Navigeer in ProductFlow naar de tab 'Waves' op de bestellingen pagina en klik rechts onder op het plusje om een nieuwe wave aan te maken.

Alle openstaande orders kunnen geselecteerd worden in de wave. In de company instellingen geef je aan hoeveel bestellingen er in een wave toegevoegd kunnen worden.

Door het toepassen van de juiste filters kun je de juiste selectie orders toevoegen aan een wave.
​

Filtermogelijkheden:

Selecteer de orders die je wilt toevoegen aan de wave door het selectie vakje voor de order aan te vinken, klik rechts onder op het pijltje om de wave te starten.

Er verschijnt een modal, selecteer hier de standaard verzendmethode. Dit is een verzendmethode die je zelf hebt aangemaakt in ProductFlow.
De standaard verzendmethode wordt toegepast bij iedere orderregel, maar kun je later per orderregel wijzigen.

Selecteer daarnaast de juiste printer voor het afdrukken van de picklijst en de labels.

Door de optie 'Picklijst printen met PrintNode' te selecteren wordt de picklijst automatisch via PrintNode afgedrukt bij het doorlopen van de wave.

De instelling 'Voeg de orderregels samen in de picklijst' houdt in dat we bij het uitprinten van de picklijst dezelfde producten onder elkaar zetten, van alle orders in de wave. Op deze manier kun je de producten voor meerdere orders tegelijk pakken in het magazijn, dit voorkomt dat je onnodig veel moet lopen.

Kies voor creëer, de wave wordt gestart.

Stap 1 Pick

In dit overzicht vind je alle orders in de waves met bijbehorende order-, klant- en productinformatie.

Je hebt hier de mogelijkheid om per order een pakbon te printen.
Daarnaast kun je orders nog uit de waves verwijderen door op de verwijder button bij de desbetreffende order te klikken.

Klik rechts onder op het pijltje om naar de volgende stap in de wave te gaan.

Stap 2 Pack

In dit overzicht vind je nogmaals alle orders in de wave. Je kunt deze uitklappen door op het pijltje voor de order te klikken, op deze manier zie je welke regels er in de order zitten en welke product informatie hierbij hoort.

Per order kun je een verzendmethode selecteren. Deze staat standaard ingesteld op de verzendmethode die je bij het aanmaken van de wave als standaard hebt geselecteerd.

Daarnaast kun je ook per order een andere printer selecteren. Ook deze staat standaard ingesteld op de printer die je bij het aanmaken van de wave als standaard hebt geselecteerd.
​
Ook kun je het aantal pakketten wijzigen. Let er op dat dit alleen kan als de desbetreffende vervoerder dit toelaat.

Rechts boven heb je de mogelijkheid om de picklijst en de pakbonnen te printen.
De opmaak van de picklijsten en pakbonnen kun je kiezen en selecteren in de company settings van je ProductFlow account.

Klik rechts onder op de print button om de labels te genereren en te printen. Je gaat automatisch naar de volgende stap in de wave.

Stap 3 Afronden

Bovenaan deze pagina wordt het proces van het versturen van de orders en printen van de labels getoond. Als er een fout optreedt, wordt dat ook in dit proces weergegeven.

In dit overzicht heb je als nog de mogelijkheid om een order handmatig te verzenden, eventueel met een andere vervoerder.

Detail

De verzendlabels worden opgehaald bij de desbetreffende vervoerder. Soms kan het voorkomen dat de informatie nog niet meteen beschikbaar is, dan zul je bij een order nog geen label zien.
Mocht je na een half uur nog geen label hebben ontvangen, neem dan even contact met ons op via support.

De labels kunnen later alsnog beschikbaar komen en dan wordt deze alsnog weergegeven in ProductFlow.

De wave is nu doorlopen en alle orders in de wave zijn verwerkt en verzonden.

Een bestelling kan in ProductFlow meerdere statussen hebben:

Accepted = Alle openstaande orders bij een verkoopkanaal komen als 'Accepted' binnen in ProductFlow.

Shipped = Als een order via ProductFlow is afgemeld naar het verkoopkanaal, krijgt deze de status 'Shipped'.

Closed = Als een order buiten ProductFlow om is afgemeld bij het verkoopkanaal, krijgt deze de status 'Closed'.

Cancelled = De order is geannuleerd in ProductFlow.

Daarnaast zijn er nog wat info statussen die getoond kunnen worden bij de orders:

Pick up point = Dit geeft aan dat het om een bestelling gaat die naar een pick up point verstuurd moet worden.

Cancellation request = Dit geeft aan dat er een annulering verzoek voor deze order is binnen gekomen.

Shipment failed = Dit geeft aan dat het afmelden van de order naar het verkoopkanaal niet gelukt is, er is een handmatige actie vereist om de orders als nog goed af te melden.

Het is mogelijk om op deze statussen te filteren in het order overzicht.

Daarnaast zijn er ook wat statussen in de waves:

Klaar om te verzamelen = De wave is gestart, maar deze zit nog in picking fase.

Klaar om te verzenden = De wave zit in de fase waarin de pakketjes gepakt kunnen worden, de labels worden al gegenereerd.

Het is mogelijk om orders te snoozen zodat ze tijdelijk uit het orderoverzicht verdwijnen. Dit kan handig zijn als orders op een later moment verwerkt moeten worden.
In dit artikel vind je een uitgebreide toelichting op het snoozen van orders.

Gesnoozede orders vind je op de bestellingen pagina onder het tabje 'Snoozed'.

Op de bestellingen pagina onder de tab 'Zendingen' vind je alle zendingen die mislukt zijn. Dit houdt in dat de orders niet (op de juiste manier) zijn afgemeld bij het verkoopkanaal.

Het is dus belangrijk om dit tabblad af en toe te checken.

Op de zendingen pagina heb je de mogelijkheid om de shipments opnieuw te versturen.

Het kan voorkomen dat een klant een bestelling annuleert. Deze annuleringsverzoeken komen binnen op de bestellingen pagina onder het tabblad 'Annuleringsverzoeken'.

Daarnaast krijgen deze orders in het algemene order overzicht ook de info status 'Cancellation request'.
​

Je kunt de order daadwerkelijk annuleren door deze te openen en links onder op de 'Annuleer' button te klikken.

Selecteer de orderregels die geannuleerd moeten worden en geef een reden van annulering op.

Klik vervolgens op 'Annuleer'.

De status van de order wordt aangepast naar 'Cancelled'.

Annuleringsverzoeken worden niet voor ieder verkoopkanaal ondersteunt.
De verkoopkanalen waar annuleringsverzoeken nu voor worden ondersteunt zijn:

Voor sommige verkoopkanalen ondersteunen we reserveringen. Een reservering is een bestelling die al wel geplaatst is, maar nog niet betaald is.

De voorraad van deze bestellingen wordt in reservering gehouden, zodat je geen producten kunt verkopen die later uitverkocht blijken te zijn.
Zodra de bestelling betaald is wordt het daadwerkelijk een order en wordt de voorraad afgeboekt.

Op de bestellingen pagina vind je onder het tabblad 'Reserveringen' alle orders die in reservering staan. Als de order uiteindelijk betaald is, zal deze uit het reserveringen overzicht verdwijnen en tussen het normale order overzicht komen te staan.

Reserveringen worden momenteel ondersteunt voor de volgende verkoopkanalen: